近十幾年中國會展業(yè)發(fā)展突飛猛進，從硬件到軟件，整個會展產(chǎn)業(yè)鏈的上中下游都有顯著的改善，然而會展的統(tǒng)計、評估發(fā)展相對緩慢，不能不說是一塊短板，木桶理論大家都應(yīng)該知道，從這一點說會展信息化建設(shè)已迫在眉睫，會展信息化建設(shè)作用巨大。
1、統(tǒng)計分析的需要
會展信息化能把會展業(yè)的發(fā)展數(shù)據(jù)化，更真實，更科學(xué)，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析我們知道2000年以前中國會展業(yè)的什么情況和2000年以后什么情況，也能知道南方會展業(yè)的發(fā)展情況和北方會展業(yè)的發(fā)展情況并能對比，能知道整個會展行業(yè)的發(fā)展情況和遇到的問題，也能知道某一行業(yè)內(nèi)的會展項目發(fā)展情況和遇到的問題，更能知道單個會展項目的詳細情況。
2、會展評估的重要工具
會展評估工作往往通過無形的產(chǎn)品有形化，定性要素定量化來進行比對、分析和認(rèn)可，會展信息化建設(shè)的成果正是會展評估的重要參數(shù)，會展信息化是會展評估的重要方法和途徑。
3、有利于會展決策人員的正確決策
會展數(shù)據(jù)往往能反映出一些信息，這些信息是決策人員的重要決策依據(jù)，這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)能讓決策人員作出下屆展會多展出新產(chǎn)品，多邀請行業(yè)著名專家，多總結(jié)未來趨勢等這樣的決策。
4、有利于會展管理人員的科學(xué)管理
會展數(shù)據(jù)折射出的信息對管理人員的作用也很大，首先能避免客戶因業(yè)務(wù)員的離職而損失，其次能發(fā)現(xiàn)相同類型的客戶和觀眾并采取相應(yīng)的措施，比如有的客戶和觀眾每年都來，怎樣保??？有的客戶和觀眾以前每屆都來就這屆沒來，怎樣再維護過來？有的客戶和觀眾連續(xù)幾屆沒來參加了，怎樣吸引過來？有的觀眾展會3天每天都來，怎樣發(fā)現(xiàn)他的需求并幫助實現(xiàn)等等。
5、理論研究的參考作用
會展創(chuàng)新研究需要一定的科學(xué)基礎(chǔ)，而會展信息化建設(shè)正好為會展創(chuàng)新研究提供了科學(xué)的研究基礎(chǔ)。
6、線下展會的繼續(xù)和延伸
會展信息化建設(shè)不單單局限于會展數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，更在于線上電子商務(wù)的增值服務(wù)，這種電子商務(wù)的平臺是線下展會的繼續(xù)和延伸，滿足了客戶多種宣傳貿(mào)易的平臺，并能促成線下沒有成交的業(yè)務(wù)和貿(mào)易，不可否認(rèn)，電子商務(wù)展會的發(fā)展似乎使線下展會危機四伏，但是請不要忘記“危”和“機”并存，可以相互轉(zhuǎn)化。
會展信息化建設(shè)有利于促進優(yōu)勝劣汰，會展信息化是未來的趨勢。