參加各類展銷會、博覽會是出口商拓展貿(mào)易的重要渠道。下個月21號，義烏將迎來第十九屆中國義烏國際小商品博覽會（簡稱義博會），對于家門口的博覽會，義烏企業(yè)自然不能錯過。在剩下不到一個月的時間里，企業(yè)該準(zhǔn)備些什么，有什么值得注意的事項(xiàng)，多次參展的業(yè)內(nèi)人士為首次參展的企業(yè)一一給出意見和建議。
參展前準(zhǔn)備工作
【第一步】
酒香也怕巷子深
“只是因?yàn)樵谌巳褐卸嗫戳四阋谎?，從此沒能忘掉你容顏。”過目難忘，對人如此，作為企業(yè)形象窗口的展位，同樣也需如此。
鮑輝和朋友共同經(jīng)營著一家外貿(mào)工廠，主要生產(chǎn)各類女式皮鞋。此前，他已經(jīng)參加過兩屆義博會，一屆春季廣交會。第一次參展時，由于沒有經(jīng)驗(yàn)，他認(rèn)為就是展示產(chǎn)品，所以就把產(chǎn)品擺在展位上了事。結(jié)果除了老客戶，很少有采購商會在展位上停留。第二次參展時，展位被稍加裝飾，至少一眼看去有別于兩旁的展位，效果較為理想。第三次參展時，他多花了些精力，將展位布置得像個精品鞋店，反響最好，不止吸引了采購商，甚至吸引了不少工作人員、參展商過來詢問是否零售。
“展會上展位密集，同類別企業(yè)集聚，要想讓客戶在自己的展位上多逗留一會，展位裝修就很有必要。”有過多次參展經(jīng)驗(yàn)的鮑輝表示，不過在此之前，企業(yè)要先弄清楚會展方能提供哪些展具，會展方對展位裝修的限制條件等事項(xiàng)。了解清楚后，企業(yè)應(yīng)按照產(chǎn)品特性設(shè)計展位。就以皮鞋為例，企業(yè)可加強(qiáng)鞋柜顏色與鞋子的對比度，增加射燈以提升皮質(zhì)光澤度和時尚感。
不過值得注意的是，企業(yè)進(jìn)場布展時間較短，通常在開幕前幾天，因此布展前不僅要協(xié)調(diào)本公司人員的時間，還要加強(qiáng)對會展現(xiàn)場電工等工作人員的溝通工作，以免耽誤進(jìn)度。“另外，企業(yè)還可印制一些精美的宣傳冊，在現(xiàn)場分發(fā)給采購商。”鮑輝說，為了增加前來展位咨詢的客戶的印象，企業(yè)還可準(zhǔn)備茶葉、咖啡、礦泉水、零食、小禮物等物品。不過前提是工作人員自己忍得住嘴饞，別在展會上吃東西，以免影響企業(yè)形象和專業(yè)性。
【第二步】
廣發(fā)英雄帖
展會布置前期工作準(zhǔn)備得差不多了，那么企業(yè)就可以向客戶廣發(fā)“英雄帖”了。“邀請客戶參加展會，一方面可以向客戶展示新產(chǎn)品，另一方面也是增加和客戶的交流機(jī)會，將之前電話、郵件、網(wǎng)絡(luò)交流方式變?yōu)槊鎸γ娼涣?，增進(jìn)雙方了解。”鮑輝說，據(jù)調(diào)查，采購商光顧那些曾經(jīng)在展會前寄過邀請函的企業(yè)展位，比參觀其他公司的展位機(jī)會大4倍。
因此，有意識地邀請客戶參加展會很有必要。鮑輝介紹，在展會前一個月，企業(yè)就可以開始向老客戶和潛在客戶發(fā)邀請函了。其中，邀請函的內(nèi)容中需注明展會的名稱、時間、參展人員及聯(lián)系方式、公司的展位號、產(chǎn)品信息，尤其是新產(chǎn)品。最好附上展位圖，標(biāo)明企業(yè)所在展館、展位號，甚至還可以畫出從門口到展位的路徑圖，方便客戶尋找。
不過也不是發(fā)一遍邀請函就能一勞永逸。企業(yè)可進(jìn)行參展倒計時，在離展會開幕前半個月，企業(yè)可以選擇向大客戶和將重點(diǎn)發(fā)展的客戶再發(fā)一遍邀請函，內(nèi)容只需稍加修改即可。
“在此期間，工作人員可制定客戶資料表格，對有回復(fù)的客戶，或者明確表示將參加展會的客戶要登記在冊，向他們確定出發(fā)時間、采用何種交通方式、住宿、屆時參加展會時所使用的聯(lián)系方式等信息。”鮑輝說，將這些信息保存好，以便聯(lián)系客戶。如有需要，還可給大客戶提供接機(jī)、酒店預(yù)訂等服務(wù)。
【第三步】
加強(qiáng)人員培訓(xùn)
“有客戶詢問，第一句話應(yīng)該怎么說?”、“展位上客戶太多，忙不過來，怎么辦？”、“對于索要資料的人怎么辦？”……企業(yè)參展，工作人員發(fā)揮得怎么樣，將直接影響到企業(yè)參展效果。因此，事先對參展工作人員進(jìn)行培訓(xùn)至關(guān)重要。
何敏是義烏一家外貿(mào)公司的老業(yè)務(wù)員，在帶領(lǐng)新業(yè)務(wù)員時，她經(jīng)常問的問題就是如何跟客戶聊天。“看到有客戶進(jìn)來，很多業(yè)務(wù)員一開口就是需要什么，隨便看一下。一般這么說，如果沒有客戶很感興趣的東西，他隨便看幾眼就走了，連交流的欲望都沒有。”何敏說，所以第一句話很重要。
她認(rèn)為，客戶是“聊”出來的。業(yè)務(wù)員在見到客戶時可先觀察客戶的外表，看他目光看向何處，他和身邊人的言行，然后再開口，可先聊客戶身邊的東西，或者從他看的產(chǎn)品的性能聊起。“客戶是上帝，但也沒必要認(rèn)為他高人一等，可以先從交朋友的心態(tài)聊起，輕松切入話題。”何敏說，當(dāng)客戶較多時，可以先提供宣傳冊、茶水等物品安排其他的客戶先休息，保持禮貌，不要人一多就亂了陣腳，東一句西一句的回答客戶。
除了訓(xùn)練業(yè)務(wù)員的交流能力，還要提升其辨別能力。“都說知己知彼，方能百戰(zhàn)百勝。因此，展會上也會有不少競爭對手來探行情。他們或許會以客戶的身份來索要資料，查看產(chǎn)品和展位設(shè)計。”何敏介紹，一般真正的客戶上門，會主動遞交名片、交換聯(lián)系方式，而如果是競爭對手，則一般不會留下個人信息。這時，業(yè)務(wù)員可主動向?qū)Ψ剿饕螂娫捥柎a，如果對方拒絕提供，業(yè)務(wù)員也可婉拒提供其宣傳資料。另外，還需注意保護(hù)產(chǎn)品，謹(jǐn)防對方拍照。
參展注意事項(xiàng)
保護(hù)自身知識產(chǎn)權(quán)
參展是企業(yè)擴(kuò)寬貿(mào)易面的有效渠道之一，不過其內(nèi)在風(fēng)險也不可忽視。其中之一就是產(chǎn)品被仿制。“展會是展示企業(yè)新產(chǎn)品的好時機(jī)，這個時候，客戶下單的可能性較大，但被競爭對手模仿的機(jī)會也很大。”鮑輝說，上次就吃了一次虧。
在參加春季廣交會時，鮑輝亮出了自己的“殺手锏”：幾款結(jié)合了當(dāng)時流行元素的新款式。當(dāng)時，客戶詢問度較高，之后，有意向下單的客戶也比較多。但由于是新開發(fā)的款式，相比之前的老款式，報價較高。展會結(jié)束后，業(yè)務(wù)員對之前的意向客戶進(jìn)行跟蹤回訪時卻發(fā)現(xiàn)，他們的成交意向并不大?？蛻舻睦碛墒菆髢r太高。“之后才發(fā)現(xiàn)，有另外幾家工廠出了相似的款，但報價比我們低一截，成功地把客戶吸引走了。”鮑輝說，所以參加展會時，他比較矛盾，一方面想用新品爭取客戶，另一方面又怕自己辛苦研發(fā)出的新產(chǎn)品被同行仿制。
鮑輝心中的矛盾在展會上較為普遍，這個問題被詬病已久。“這個時候，企業(yè)要充分利用法律武器，保護(hù)自身的合法利益。”何敏說，《展會知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)辦法》規(guī)定，企業(yè)在參加展覽、展銷會、博覽會時，不得侵犯其他企業(yè)、組織和個人的商標(biāo)、專利等知識產(chǎn)權(quán)。如果發(fā)現(xiàn)以上狀況，被侵犯企業(yè)可向有關(guān)部門提出申訴。不過前提是，企業(yè)要為自己的產(chǎn)品申請專利，懂得利用法律維權(quán)。
謹(jǐn)慎選擇運(yùn)輸公司
“鞋子怎么壓扁了，鞋子上的金屬裝飾怎么掉了。”鮑輝在參加廣交會時，由于需到外地參展，參展樣品等物品需托運(yùn)。而選擇的物流公司卻不靠譜，不僅到貨時間大大逾期，托運(yùn)的貨物質(zhì)量也出現(xiàn)了問題。“盡管這次是在家門口參展，但一些公司由于樣品等較多，需要通過運(yùn)輸公司解決，這里提個醒，選擇物流公司需謹(jǐn)慎。”鮑輝說。
他建議，盡量選擇正規(guī)的物流、運(yùn)輸公司托運(yùn)，在此之前需簽訂合同，規(guī)定數(shù)量、托運(yùn)物件、時間等信息，并注明如出現(xiàn)延期，物件損壞等問題時該如何解決。特別需注意的是，千萬別因?yàn)樨澅阋硕S便選擇路邊拉貨的車，因?yàn)橹挥锌陬^承諾，缺乏合同保障，很可能會遭遇貨物被掉包，或損壞質(zhì)量，多收費(fèi)用的風(fēng)險。一旦出現(xiàn)問題，缺乏有效依據(jù)，事情將很難得到解決。